メール送るときは1・2個の話題に絞ったほうが良い

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※冒頭の画像は文章と関係がありません。

メールする時のマナーというか、適度に話をスムーズに進める方法としてメールのなかでの話題を絞ったほうが良いと思います。

具体的には1つのメールに対して1つの話題。多くても2つ。

 

というのも、1つのメールで複数の話題を列挙してしまうと、話が分散してしまって本当に言いたいことがアヤフヤになってしまうんですよね。話題A・B・Cとあった場合、すべてが同じような重要度に見えてしまうわけです。

また、1つのメールに複数の話題が入っていると、いつまでも話題が続いてしまって冗長になります。話題が複数あった場合、どれが終わった話題でどれが継続中なのかが分かりにくくなります。

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こういう感じで、5回目のメールでもABCすべての話題が続いてるように見えてしまいます。文面で「Cについては終了ですね」と書かれていても、5回目のメールではわざわざ3回目まで戻らないといけなくて、どこまで終了したかが分かりにくくなりますね。

もっとも、ただの事務連絡で返信を必要としていない場合は話題が複数あっても問題ありません。ただ、相手からの返答を求める場合はどの内容に返答してほしいのかが分かりにくくなってしまいます。

複数の話題を解決させたい場合は、メールに質問書や話題管理表などを添付したほうが分かりやすいです。

 

また、新たな話題を始めるときはそれまでのメールに追加させずに、新たにメールを始めると良いです。『8月のシフト表について』というメールで話を進めていた時に新たに『新メニュー研修について』という話題を始めてしまうと、メールのタイトルと内容が合わなくなってしまいます。

 

【まとめ】

●1つのメールに盛り込む話題は1つまで。

●どうしても複数の話題を進めたい場合は管理表などを添付して進める。

●途中から新たな話題を盛り込まない。新たな話題を始める場合は新規メールとして始める

●この記事は上記すべてを破る人に対して苛立って書き始めたので深い意味は無い。


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